Eficiencia organizacional

La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema.

La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos).

Cultura y clima organizacional

Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos.

El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.

Características de las organizaciones como sistemas abiertos

Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:

  1. Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.
  2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.
  3. Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.
  4. Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente.
  5. Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su principal característica identificadora.

Organizaciones sociales/empresariales ¿sistemas cerrados o abiertos?

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:

“Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:

  • En el crecimiento.
  • En el hecho de volverse más complejo a medida que crece.
  • En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia.
  • Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes.
  • Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad”.

Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organanizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistemas determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema require que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.

Hoy por hoy la primera opción es la más defendida, quedémonos con eso en este complejo debate.

Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a sus vez son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la entropía negativa, retroinformación, homeostasis, diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la elaboración y a la diferenciación, debido a su propia dinámica.

Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el sistema, en relación con la transformación de energías dentro del sistema y en relación con el producto resultante o salida de energía. Mantener dicha actividad, requiere renovación constante de energía. Es lo conocido como negentropía.

CRM 2.0, PR 2.0, Buzz Marketing y otras estrategias en el nuevo panorama comunicativo

Con la aparición de los nuevos conceptos ligados a las posibilidades de la comunicación a través de medios sociales es necesario fijarlos en una estructura compleja, donde los matices importan, siendo claves en el planteamiento de mix de comunicación y marketing

actualizados.

Los actores

Básicamente son los mismos que los de toda la vida, pero con nuevas posibilidades gracias a las tecnologías de interacción social que provee Internet:

Organización: empresa, institución o persona individual con intención de ofrecer un servicio a un determinado conjunto de públicos. Su relación con esos públicos se vehiculiza marca, que más que un logotipo es la imagen que se percibe de la empresa derivada de su interacción con los públicos y con su entorno (competencia, mercado, político…).

en muchas ocasiones a través de la

Públicos: algunos serán audiencia directa de nuestras comunicaciones, otros sabrán de nosotros a través de otros públicos. Clientes, stakeholders e influencers, son los roles básicos de los públicos que nos van a interesar como empresa.

Producto-servicio: este es el objeto principal de toda comunicación comercial. Su entidad en la relación con sus públicos es de tal transcendencia y profundidad que en muchas ocasiones trasciende de las vías de comunicación de la organización y adquiere un peso específico suficiente para centralizar una parte de las interacciones público-empresa.

Vías de comunicación-relación:


Social Media Optimization:

Es hora de ir fijando los primeros conceptos. En esta ocasión nos tenemos que detener en las técnicas de Social Media Optimization.

El mensaje tiene que circular a través de unos canales, que en los medios sociales están compuestos por lo soportes tecnológicos (servicios de redes sociales, blogs…) y los contenidos.

Tanto los públicos como las empresas están al mismo nivel en la web 2.0. ambos pueden emplear los mismos soportes y generar contenidos. Es aquí donde el SMO actúa, difundiendo contenidos, corrigiendo los que no lo interesan y dinamizando conversaciones que hagan visibles esos contenidos. Estamos hablando de posicionamiento social de contenidos.



Relaciones Públicas 2.0: La organización se dirige a sus públicos.


Llegado este punto es necesario mencionar el concepto de publicidad. No se puede decir que la publicidad se haya convertido en Relaciones Públicas, nada más lejos de la realidad. sigue existiendo en la web social la publicidad como una cuestión de puro branding, de estar donde puedan ver nuestro producto.

Esto no son relaciones públicas ya que no persiguen una respuesta directa de los públicos. En cambio las relaciones públicas se convierten en el más importante caballo de batalla para las organizaciones en la Web 2.0 ya que en este tipo de canales la comunicación es simprefeedback, que además debe ser recogido e incluso obliga a una nueva interacción con los públicos como respuesta a este feedback, obligando al mantenimiento de la imagen en un diálogo permanente entre los públicos y las empresas.

susceptible de generar

Influenciadores, stakeholders y clientes: Buzz Marketing como ejemplo de la explotación de las relaciones de unos públicos y otros.

En las redes sociales los públicos de una empresa se estructuran en función de los roles que desempeñan desde el punto de vista de la actividad e la empresa.

El caso de los influenciadores de categoría es un ejemplo de esa estructura. Estos líderes de opinión son capaces de influir en el proceso de decisión de compra de un determinado conjunto de públicos, a cuyas opiniones les otorgan una autoridad determinada por la relación que mantienen (leen sus artículos, los consideran expertos en un determinado asunto o buenos seleccionando información…). Las estrategias de buzz marketing exprimen estas relaciones dejando en manos de los líderes de opinión los productos de la empresa. a cambio estos difunden su opinión entre sus círculos de influencia.

La composición de los canales se repite: soportes y contenidos. Así mismo las funciones del SMO.

Customer Relationship Management 2.0:

más allá de la compra-venta la relación continúa.

La relación continúa y no es nada nuevo. Por ejemplo no es nuevo un servicio de atención al cliente. Pero la web social permite realizar esto de otra forma. Si estableces los canales adecuados es posible generar comunidad entorno a tu producto, obtener interacción entre los públicos que proporcionen una experiencia más positiva con su producto. El CRM 2.0

hace que un producto sea mejor exprimiendo al máximo la experiencia del usuario con el mismo.

Lógicamente el esquema que presento es una simplificación de la realidad, mucho más compleja. Como tal es posible que no refleje el complejo entramado de relaciones entre los diferentes actores, pero estoy casi seguro de que si has entendido hasta aquí el resto no te supondrá ninguna dificultad.

Por ejemplo una relación importante productiva es el crowdsourcirng que provee de capital intelectual a la empresa desde desarrollos realizados por los propios públicos.

Consideraciones previas por parte de la organización

  • ¿Qué recursos tengo a mi alcance para esta acción (people, money & time)?
  • ¿Cómo puedo aportar valor a mis públicos en Internet?
  • ¿Cómo puede la web 2.0 aporta valor a mi empresa?
  • ¿Es una cuestión de imagen (lo hago porque otros lo están haciendo) o un cambio con implicaciones estructurales en la organización (alguien se tiene que encargar de eso o hay que pagar para que lo hagan)?
  • ¿Tiene que tener un ROI positivo? (a veces el mejor ROI es el que no se detecta, ya que en ocasiones hay que invertir para seguir estando donde estamos, sobre todo en entornos tan cambiantes)
  • ¿Acciones puntuales o continuadas?
  • ¿Durante cuanto tiempo pretendo permanecer en la web 2.0 (irse puede no resultar fácil, hay que tener un plan de salida)?